6 signes que votre suivi du temps est inutile

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Le suivi du temps des projets est considéré comme un mal nécessaire. Ce que beaucoup de gens ne savent pas :

Ne pas suivre du tout les temps fait moins de dégâts que de les suivre mal.

Ci-dessous, nous avons collecté 6 signes indiquant des heures de projet erronées. Découvrez si et pourquoi vous feriez mieux de ne pas suivre du tout vos temps.

 

Pourquoi arrêter complétement le suivi du temps au lieu de le faire mal ?

De cette façon, au moins vous ne perdrez pas de temps.

Les temps de projet ne remplissent qu'un seul objectif : fournir des données pour les décisions qui affectent votre profit.

Par exemple:

  • Que dois-je facturer à mes clients ?
  • Combien de temps dois-je prévoir pour ce type de projet ?
  • Quels prix dois-je mettre dans mes propositions ?
  • Dois-je entreprendre plus de projets - ou suis-je à pleine capacité ?
  • Quels services dois-je proposer – et lesquels ne sont pas rentables ?

Ce n'est certainement pas une bonne idée de prendre ce genre de décisions avec votre intuition. Mais c'est sûrement mieux que de s'appuyer sur de mauvais indicateurs.

 

Le mauvais suivi du temps coûte de l'argent

Si je suis conscient que je ne connais pas mon effort pour différentes tâches/projets, au moins je peux me tourner vers d'autres modèles commerciaux.

Par exemple, je pourrais essayer de travailler avec une tarification davantage basée sur la valeur au lieu d'un calcul basé sur l'effort.

Cependant, si je pense à tort, connaître mes efforts - et en faire la base de mes décisions, ces décisions seront très probablement erronées et entraîneront une perte de profits - par exemple en raison de revenus manqués ou de capacités inutilisées.

En plus de cela, je vais perdre du temps et de l'énergie. Fondamentalement, je paie de mon temps pour un processus, ce qui conduit à de mauvaises décisions. Ce qui, encore une fois, me coûtera de l'argent.

-> Si vous remarquez plus d'un des signes suivants, vous devriez vraiment commencer à remettre en question votre suivi du temps.

 

1. Vous ne suivez pas vos temps quotidiennement

 
Selon l'étude Time is money, 33 % des temps de projet sont erronés ou aboutissent à de mauvais projets, même si vous les suivez toujours le même jour.

La faute à ce que l'on appelle la courbe de l'oubli : plus le temps passe, plus votre mémoire devient imprécise - et avec elle vos estimations.

Si vous ne suivez que tous les 2-3 jours, vous avez déjà oublié 46 % de votre temps. Si plus d'une semaine s'écoule, 64 % sont oubliés.

Cela signifie que le suivi du temps quotidien est une exigence de base pour garantir que vos temps sont au moins en partie réalistes.

 

2. Vous ne suivez que les heures en heures entières

Vous n'écrivez que les heures de travail en heures entières, par exemple

Projet A = 2 heures Projet B = 3 heures Projet C = 1 heure etc.

Même mesurer avec des pas d'une demi-heure serait trop imprécis. En réalité, les demi-heures et les heures entières se produisent aussi souvent que n'importe quel autre moment.

Cela signifie que si quelqu'un réfléchit en une demi-heure ou en heure entière, son suivi est déjà à peu près erroné à partir de 15 à 30 minutes. Cela fait beaucoup.

De cette façon, une personne peut facilement perdre environ 40 heures par mois, ce qui ferait une semaine entière de temps de projet mal suivis.

 

3. Vous utilisez un logiciel de minuterie

La plupart des gens réussissent à démarrer un chronomètre. D'un autre côté, arrêter ce chronomètre chaque fois que vous êtes interrompu ou que vous terminez une tâche n'est pas quelque chose que l'on peut faire à long terme.

Si votre journée de travail est chargée, la probabilité d'oublier d'appuyer sur la minuterie augmente. Ainsi, il y aura toujours des jours où vous aurez terminé 4 à 5 tâches mais n'aurez suivi que 1 à 2 grandes plages horaires.

Cela signifie que vous devez souvent rejeter des temps et finir par les estimer de toute façon.

Par conséquent, les minuteurs ne vous donnent pas un meilleur résultat que l'estimation des temps - en outre, ils vous obligent à interagir en permanence avec eux lorsque vous arrêtez ou démarrez une tâche.

Ce temps considérable que vous investissez est perdu dès que vous oubliez d'appuyer sur la minuterie.

 

4. Vous avez des collègues qui ne font jamais le suivi des temps

Si vous êtes un travailleur indépendant, vous pouvez directement passer au paragraphe 6, mais les employés doivent en être conscients :

Même s'il n'y a qu'un seul collègue sur votre projet, qui ne suit pas du tout ses horaires, ou ne les a suivis que moins d'une fois par semaine, les horaires de l'équipe sont erronés dans une certaine mesure, que tout le suivi n'a pratiquement servi à rien.

Dans les équipes, les temps de projet des employés sont rarement suivis individuellement. L'accent est plutôt mis sur le nombre total d'heures par projet, sous-projet ou étape de projet.

Cela signifie : si les temps d'un collègue manquent ou sont grossièrement incorrects, vos propres temps de projet font partie d'un faux temps total.

Par conséquent, peu importe l'effort que vous fournissez. C'était une perte de temps.

 

5. Votre patron s'attend à ce que vous mettiez toujours 8 heures

Si les patrons suggèrent que les 8 heures de présence doivent également être allouées aux projets, les employés arrondiront leurs temps, de sorte que le total fait 8 heures. Cela signifie une charge de travail de 100%.

Une charge de travail réaliste avec des projets pour les prestataires de services se situerait cependant entre 40 % et 60 %. Exceptionnellement la bonne mesure serait 70-80 %. Le reste du temps est forcément consacré à la communication interne, à l'administration ou aux pauses.

S'attendre à une charge de travail plus élevée n'est donc ni réaliste ni raisonnable car cela rendrait le but réel du suivi du temps du projet non pertinent :

Après tout, vous voulez savoir combien de temps a été VRAIMENT travaillé sur des projets afin de pouvoir prendre les décisions mentionnées ci-dessus.

 

6. Vous devez toujours faire des heures supplémentaires

Bien sûr, il y a des heures supplémentaires auto-infligées. Mais s'ils sont la règle plutôt que l'exception, il n'y a que deux raisons possibles :

Mauvaise planification - ou exploitation intentionnelle.

Les deux ont une chose en commun : trop peu de ressources ou trop peu d'heures sont budgétisées pour les tâches.

Si tel est le cas, la planification est soit régulièrement basée sur des heures incorrectes des projets passés, soit les heures correctes sont délibérément ignorées.

Les deux signifient la même chose : le suivi du temps ne servait à rien et le temps n'était que perdu.

 

Mon suivi du temps ne sert à rien, que puis-je faire ?

Si certains de nos 6 signes vous semblent familiers, vous avez essentiellement deux choix :

Arrêtez complétement de suivre votre temps - ou améliorez votre suivi du temps.

En tant qu'employé, vous ne pouvez probablement pas décider vous-même, mais au moins, vous pouvez le défendre.

Il a été prouvé que le suivi du temps discipliné conduit à la meilleure rentabilité possible. Mais pour que cela se produise, le suivi du temps doit être précis, complet et à jour.

Si vous ne pouvez pas faire cela - ou si vous pensez que vos temps n'ont pas besoin d'être aussi précis après tout et que vous n'avez besoin que de valeurs approximatives - vous devez être cohérent et suivre votre intuition. En d'autres termes, allez sans suivi du temps.

Il n'y a pas grand chose à gagner sur le long terme. Mais au moins, vous ne perdrez plus de temps.

 

Comment améliorer votre suivi du temps ?

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